Por Rosana Macías
Socia Directora de Human Coaching
En la perspectiva actual de la
gestión empresarial nadie discute la importancia del factor innovación como
variable crítica de la evolución futura de una Empresa. El trabajo se diseña
por su valor añadido de conocimiento y se valora, cada vez más la competencia
de los empleados bajo el enfoque de la adquisición, mantenimiento y desarrollo
del Conocimiento. Por tanto, la innovación como ventaja competitiva se
configura a partir de las competencias de las personas, y por tanto, la gestión
de la innovación se estructura en diferentes políticas de Recursos Humanos.
Con este marco de actuación, es
necesario la utilización de un nuevo sistema de Aprendizaje más operativo e
inscrito en el proceso de trabajo, para lo cual se debe revolucionar la
metodología formativa clásica de clase y asistencia. El obtener una circulación
compartida del conocimiento para agilizar los procesos de innovación a un
puesto de trabajo, igualmente para perseverar el conocimiento en situaciones de
rotaciones externas implica tres actuaciones concordadas:
A) Modelo flexible de Recursos Humanos: Operativizar una
visión de Negocio, de Servicio Interno, y sobre todo una descentralización de
la función de Recursos Humanos. Siendo el jefe inmediato el verdadero gestor de
las personas y su propio director de Recursos Humanos.
B) Sistemas
de información compartida. Con sistemas de gestión documental, c/c mail,
groupware, worflow, telephone conference, etc., que posibilite la circulación
efectiva del conocimiento y se puede esquematizar las modalidades del
conocimiento.
C) Desarrollo de un sistema de aprendizaje interactivo. Que posibilite el aprendizaje como un proceso
introducido dentro de la gestión diaria. Los procesos de COACHING y MENTORING
se desarrollan como sistema integrado y básicos en la gestión del aprendizaje.
El MENTORING se constituye como una
fuente de aprendizaje continuo. El proceso procede de momentos inmemoriables
pero con aplicación de sentido común. La figura del mentor en la cultura griega
(MENTOR fue el instructor elegido por ULISES por su experiencia, y no por su
saber académico, para TELEMACO), pasando por la figura del maestro y el
aprendiz en los oficios de la Edad Media hasta el tutor como figura en la
pedagogía actual.
La labor de un mentor se desarrolla
en 4 facetas:
1. El mentor puede permitir adquirir conocimientos en el
proceso de incorporación de un empleado en una Empresa. Tiene una función de
transmisión de conocimientos y de aprendizaje en los nuevos empleados.
2. El mentor puede realizar una función de estimulación
del conocimiento manteniendo modelos y sistemas de animación del conocimiento y
de divulgación del mismo, para evitar nódulos de "imprescindibilidad" dentro de
la Empresa.
3. El mentor puede elaborar sistemas de organización del
conocimiento, para poder obtener el valor añadido de poseer la información
actualizada en cada momento y disponible. El nivel de accesibilidad del
conocimiento es tan importante como su propio contenido, ya que hay que conocer
pero también hay que saber en que tenemos conocimiento.
4. El mentor puede orientar el desarrollo del
conocimiento, produciendo un sistema de gestión de la innovación, para
canalizar dichos esfuerzos hacia objetivos plausibles y conseguibles, valorando
los esfuerzos y rentabilizando la innovación en cada momento.
Por tanto las cuatro funciones en la
gestión del conocimiento del mentor las podemos representar en este esquema:
Estas cuatro funciones se pueden
intercalar e interrelacionar entre sí para poder visualizar completamente la
misión del mentor, los roles a jugar y sus herramientas serían:
A) El mentor -
introductor
KIT
DE TUTORIA
B) El mentor -
divulgador
MENTOR
POSTING
C) El mentor - organizador MATRIZ
DE SKILL
D) El mentor -
desarrollador TEAM - TOOL
Estas herramientas novedosas en el
contexto empresarial actual, son sistemas elaborados desde la práctica diaria
de la gestión de Recursos y personas. Los mentores internos serán aquellas
personas cuya experiencia interna sea notable, pero ante todo, mantenga una
actitud y aptitud adecuadas a la transmisión y sensibilización del
conocimiento. Esta faceta docente debe estar inscrita en un perfil de
conocimiento diferenciado y supera una visión clásica del formador en aula. El
mentor no deja de practicar su maestría y su valor no está en su faceta docente
sino en el conocimiento arraigado a su profesionalidad. El mentor se constituye
en un experto que puede transmitir entusiasmo y visión emocional del trabajo,
pero siempre siendo experto y un maestro en un conocimiento clave de la
Compañía.
La herramientas determinadas para un
proyecto de estas características son:
1. KIT DE
TUTORIA: Es una serie de procesos, sistemas
y procedimientos que facilitan al tutor llevar a cabo su labor de incorporación
de un nuevo empleado en su empresa. No se trata solamente de la elaboración del
tradicional manual de acogida, sino la incorporación de técnicas de ayuda al
mentor, de las siguientes funciones:
A) Descripción de incidentes críticos de los puestos de
trabajo.
B) Elaboración de casos paradigmáticos de gestión de la
Empresa para su puesto.
C) Selección de lecturas de gestión como documento que sirvan de discusión y
reflexión en la relación
mentor/aprendiz.
D) Fichas de competencias personales para reanalizarlas
con el mentor y discutir sobre la visión de la cultura de la Empresa sobre
diversas características de las personas. Trabajar el perfil de las personas.
E) Información estratégica de la Compañía, donde se cuenta
la incidencia de la visión estratégica en cada momento.
F) Diagrama de procesos de trabajo y análisis de
ocupaciones para introducir y sensibilizar al empleado en un conocimiento de
Empresa, y también de un conocimiento de un proceso o de una ocupación.
Pero siempre, son transmitidos a través de una persona conocedora pero
con motivación positiva hacia la cultura empresarial preexistente.
2. MENTOR -
POSTING: Para estimular el conocimiento hay
que circularlo. Debemos ser capaces de compartir experiencias y desarrollar una
dinámica de comunicación interna del conocimiento. Los modelos tradicionales de
comunicación interna han fracasado frente al modelo interactivo de la gestión
de la comunicación interna para saber.
Los sistemas de información han posibilitando esta formación del mentor
- divulgador, a través de un modelo de compartir en red el conocimiento de las
sistemas de gestión documental. La mensajería electrónica posibilita la
creación de MENTOR - POSTING. Donde todos los usuarios de la red canalizan una
información, una experiencia y un trabajo al mentor - divulgador establecido para
esta área de conocimiento. Con este sistema se entiende que un trabajo no está
terminado hasta que no enviemos el MENTOR - POSTING al MENTOR correspondiente.
Y él es, el depositario de esta información, quien canaliza dicha información a
los empleados que configura en su red de excelencia. La constitución de redes
de excelencia y los procesos de difusión de conocimiento son dinámicas
habituales en sistema de gestión del conocimiento.
3. MATRIZ DE
SKILL: Para organizar las redes de
excelencia o circuito de mentores internos, es necesario identificar
conocimientos y maestría en los componentes de la Empresa. Las matrices de
SKILL pretenden indicar los conocimientos básicos de la empresa y localizar los
expertos y/o mentores internos, que poseen un nivel de dominio adecuado en
dichos conocimientos. Las matrices de SKILL se configuran como una herramienta
de localización y de accesibilidad del conocimiento en cada momento y son la
base de la creación de equipo de trabajo virtuales, indicando la composición
con habilidades y/o conocimientos complementarios.
4. TEAM -
TOOL: Esta herramienta permite
desarrollar los conocimientos a través de las técnicas de desarrollo de
equipos, integrando conocimientos y diferenciando actuaciones. Estas
herramientas se basan en modelos diferentes de actuación como son:
A) Gestión de Task - Force. Creación de grupo de trabajo virtuales para un conocimiento.
B) Desarrollo de telephone conference periódicas para su
análisis.
C) Elaboración de presentaciones de progreso y meeting
específicos.
Con esta herramienta obtendremos una visión integral del conocimiento e
involucraremos a las personas en su desarrollo y su perfeccionamiento.
En resumen, el mentor como
introductor, divulgador, organizador y desarrollador del conocimiento demanda
un proceso metodológico novedoso. Donde las herramientas deben adecuarse a una
gestión diaria y deben proceder a contextualizar su utilización al nivel de
operatividad con el día a día.
La gestión del conocimiento de las
empresas está ligada a la función del mentor como transmisor del conocimiento,
inductor de la cultura e incitador de una actitud positiva al trabajo en dicha
Empresa.
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